La digitalisation des notes de frais simplifie la gestion numérique des dépenses professionnelles au quotidien. Elle permet un gain de temps tangible pour les salariés et le service comptable.

Avec des outils de saisie automatique et des logiciels de gestion, le processus devient plus fiable et traçable. Les points suivants exposent les bénéfices, les obligations légales et les étapes opérationnelles.

A retenir :

• Gain de temps pour salariés et services comptables
• Traitement accéléré et remboursement plus rapide des dépenses
• Conformité fiscale via certificats et archivage sécurisé numérique
• Réduction des fraudes et erreurs, optimisation de la productivité

Étape visuelle :

Après les points clés, Démarche pratique pour digitaliser les notes de frais

La première étape consiste à cartographier les flux existants et les points de saisie manuelle. Il faut identifier les postes concernés et définir des règles simples d’éligibilité des dépenses.

Éditeur	Service principal	Cachet électronique	Archivage légal
Mooncard	Cartes et gestion des dépenses	Utilise cachet mentionné	Non précisé
Lucca	Gestion RH et notes de frais	Utilise cachet mentionné	Non précisé
E2time	Saisie et suivi des frais	Utilise cachet mentionné	Non précisé
Traveldoo	Gestion déplacements professionnels	Utilise cachet mentionné	Non précisé
Onexpense	Automatisation des reçus	Utilise cachet mentionné	Non précisé
Spendesk	Cartes et validation des dépenses	Cachet électronique et archivage 10 ans	Archivage 10 ans

Étapes de mise en œuvre :

• Cartographier les flux et règles de dépenses
• Choisir un logiciel de gestion adapté
• Intégrer la saisie automatique et OCR
• Valider archivage légal et certificats

« J’ai supprimé les piles de reçus sur mon bureau et repris du temps pour mon cœur de métier. »

Laura M.

L’automatisation réduit la saisie manuelle et accélère les cycles de remboursement des notes de frais. Cette évolution prépare la suite, qui porte sur la conformité et la sécurité.

Visuel fonctionnel :

Après la mise en œuvre, Sécurité et conformité légale pour la digitalisation des notes de frais

Le cadre légal encadre la possibilité de jeter les originaux après numérisation conforme aux règles. L’arrêté du 23 mai 2019 a formalisé cette possibilité sous conditions strictes.

Points de conformité :

• Numérisation nette sans retouche ni filtre
• Conservation en PDF sans compression d’images
• Signature ou cachet électronique avec certificat
• Archivage sécurisé pour la durée légale

Exigence	Description	Référence
Qualité d’image	Scan net sans recadrage ni modification	Arrêté 23 mai 2019
Format	PDF non compressé pour conservation fiable	Urssaf et fiscalité
Signature	Signature ou cachet électronique avec certificat	Règlement eIDAS
Archivage	Stockage sécurisé contre perte et altération	Obligations fiscales

« Nous avons sécurisé nos archives et simplifié les contrôles grâce au cachet électronique. »

Marc L.

Selon SAP Concur, plus de la moitié des entreprises ont commencé la digitalisation de leurs notes de frais. Selon SAP Concur, cette adoption accélère le gain de temps et la productivité.

Pour approfondir la conformité, la section suivante détaille l’automatisation et l’adoption par les équipes.

Illustration réglementaire :

Après la conformité, Automatisation et optimisation pour gagner du temps chaque mois

L’automatisation passe par la saisie automatique des reçus et la validation en flux dématérialisé. Cette organisation favorise la productivité et la simplification des tâches récurrentes.

Avantages opérationnels :

• Saisie automatique des reçus par OCR
• Validation en ligne par les managers
• Intégration comptable et réduction des erreurs
• Remboursement accéléré des collaborateurs

Indicateur	Valeur ou observation	Source
Taux d’adoption entreprises	63 % d’entreprises françaises engagées	SAP Concur
Dirigeants constatant un gain	80 % estiment un gain pour gestionnaires	SAP Concur
Salariés concernés	Environ 2,5 millions d’utilisateurs réguliers	Estimation sectorielle
Coût moyen erreurs/fraudes	Environ 700 euros par an et par salarié	Études métiers

« Notre équipe a réduit les délais de remboursement et retrouvé de la sérénité administrative. »

Paul N.

Selon SAP Concur, l’optimisation passe par des outils intégrés et une conduite du changement planifiée. Selon l’Urssaf, il faut conserver les justificatifs respectant les exigences de qualité.

Pour réussir, formez les collaborateurs et mesurez les gains avant d’étendre le dispositif à toute l’entreprise. Cette démarche prépare l’avenir et l’élargissement des usages numériques.

Ressources vidéo :

Adoption pratique :

Opinion synthétique :

« La digitalisation a modifié notre quotidien professionnel et dégagé du temps pour l’activité stratégique. »

Anne P.

Source : SAP Concur, « Baromètre sur la dématérialisation des notes de frais », SAP Concur, 2025 ; Arrêté du 23 mai 2019.