Si, dans le cadre de votre activité ou de votre service, vous souhaitez permettre à vos clients de prendre rendez-vous avec vous, jetez un coup d’œil à la fonctionnalité « Programmes de rendez-vous » de Google Calendar.

Différentes des créneaux horaires de Google Calendar, les calendriers de rendez-vous vous permettent de créer et de partager des pages pour la prise de rendez-vous. Vous pouvez prendre rendez-vous en personne, par téléphone ou en utilisant Google Meet. En outre, vous et vos clients recevez des notifications par e-mail sous forme de confirmations et de rappels.

Les calendriers de rendez-vous dans Google Agenda comportent de nombreux paramètres. Voyons donc les bases de cette fonctionnalité pour que vous puissiez commencer à l’utiliser !

Disponibilité des calendriers de rendez-vous

Comme de nombreuses autres fonctionnalités de Google Calendar, les calendriers de rendez-vous sont limités à certains types de comptes et à certaines plateformes. Veuillez vérifier les points suivants si vous souhaitez utiliser les calendriers de rendez-vous.

Les particuliers peuvent utiliser cette fonctionnalité s’ils sont abonnés à Google Workspace Individual.
Les comptes Business Starter n’ont pas accès à cette fonctionnalité.
Les personnes qui disposent d’un compte Google Agenda pour le travail ou l’école peuvent utiliser soit les calendriers de rendez-vous, soit les créneaux horaires de rendez-vous.
Actuellement, vous pouvez uniquement configurer les calendriers de rendez-vous dans Google Agenda sur le Web.

Activer les calendriers de rendez-vous

Si les créneaux horaires s’affichent normalement lors de la création d’un événement dans Google Agenda, vous pouvez activer la fonction Plans de rendez-vous à la place.

Rendez-vous sur Google Agenda et connectez-vous. Cliquez sur l’icône de l’engrenage en haut et choisissez « Paramètres ».

Dans la navigation sur la gauche, choisissez « Programmes de rendez-vous ». Ensuite, cochez la case Créer des calendriers de rendez-vous au lieu de créneaux de rendez-vous.

Activer les calendriers de rendez-vous dans Google Calendar

Vous pouvez décocher cette case à tout moment pour utiliser à nouveau les créneaux de rendez-vous.
Configuration d’une grille de rendez-vous

Vous pouvez maintenant commencer à configurer une grille de rendez-vous de deux manières.

Cliquez sur « Créer » en haut à gauche et choisissez « Calendrier de rendez-vous ».

Programme de rendez-vous pour le bouton Créer

Vous pouvez également cliquer sur une date et une heure dans votre Google Agenda et choisir l’onglet « Calendrier des rendez-vous ». Cochez l’option « Créer un nouveau planning de rendez-vous », ajoutez un titre, puis cliquez sur « Continuer ».

Onglet Calendrier de rendez-vous pour un événement

Vous verrez alors apparaître la barre latérale Planification des rendez-vous à réserver sur la gauche. C’est ici que vous allez configurer chacun des paramètres de vos réservations.

Barre latérale de configuration du calendrier des rendez-vous

Durée du rendez-vous

Les rendez-vous doivent durer au moins 30 minutes. Utilisez la liste déroulante pour choisir la durée de chaque rendez-vous. Utilisez l’option Personnalisée pour une période de temps spécifique.

Délais de durée

Disponibilité générale

Vous disposez d’une flexibilité totale pour votre calendrier de rendez-vous. Vous verrez la liste des jours de la semaine où vous pouvez sélectionner une durée pour chaque jour ou seulement pour des jours spécifiques. Pour ajouter un jour, cliquez sur le signe plus et pour en supprimer un, cliquez sur le cercle barré. Pour gagner du temps, vous pouvez configurer un jour et copier le calendrier sur les autres jours, en utilisant l’icône de copie.

Jours et heures de disponibilité générale

En outre, vous pouvez faire en sorte que votre planning de rendez-vous se répète chaque semaine si vous le souhaitez. Cliquez sur la liste déroulante en haut de la section et choisissez « Répéter chaque semaine ».

Lieu et conférence

Choisissez le lieu de vos rendez-vous. Vous pouvez choisir la vidéoconférence Google Meet, une réunion en personne ou un appel téléphonique. Vous avez également la possibilité de choisir Aucun si vous souhaitez spécifier le lieu plus tard.

Options de lieu pour les rendez-vous

Description

Vous pouvez éventuellement ajouter une description qui apparaîtra sur votre page de réservation et dans les e-mails de confirmation envoyés à vos clients. Vous pouvez inclure une explication de votre service, mentionner l’e-mail de rappel qu’une personne reçoit, ou inclure une note sur votre politique de confidentialité.

Description du programme de rendez-vous

Formulaire de réservation

Le formulaire de réservation pour vos rendez-vous requiert le nom et le prénom de la personne ainsi que son adresse électronique. Si vous souhaitez ajouter un autre champ, comme le numéro de téléphone, développez cette section et cliquez sur « Ajouter un élément ».

Sélectionnez Numéro de téléphone ou Élément personnalisé, rendez éventuellement le champ obligatoire, puis cliquez sur « Ajouter un élément ».

Champs du formulaire de réservation

Rappel par courriel

Une autre fonction que vous voudrez vérifier est celle des rappels par courriel, alors développez cette section. Vous verrez que vous et la personne qui a programmé le rendez-vous recevrez un e-mail de confirmation avec l’invitation à Google Calendar.

Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case pour envoyer un rappel par e-mail à votre client. Cette option est idéale pour leur rappeler le rendez-vous un jour ou une heure à l’avance. Vous pouvez également choisir une période spécifique en sélectionnant « Personnalisé » dans la liste déroulante et en inclure plusieurs en cliquant sur « Ajouter un rappel ».

Paramètres des rappels par courriel

Enregistrez votre planning de rendez-vous

Lorsque vous avez terminé de configurer votre planning, cliquez sur « Enregistrer » en bas de la page. Vous verrez alors une nouvelle fenêtre contextuelle dans laquelle vous pourrez consulter ou copier un lien vers votre page de réservation ou voir vos calendriers de rendez-vous si vous en avez configuré plusieurs.

Programme de rendez-vous sauvegardé

Il s’agit de la même fenêtre que celle que vous verrez si vous sélectionnez l’événement de réservation dans votre calendrier.

Si vous avez une entreprise où les réservations sont essentielles ou une salle de classe où les rendez-vous des élèves seraient utiles, n’oubliez pas de jeter un coup d’œil aux calendriers de rendez-vous dans Google Calendar.

Comment créer un calendrier de Rendez-vous ?

Il existe plusieurs façons de créer un calendrier de rendez-vous, selon vos préférences et vos besoins. Voici quelques options :

  • Utiliser un service de planification en ligne : Il existe de nombreux services de planification en ligne qui vous permettent de créer un calendrier de rendez-vous personnalisé et de le partager avec vos clients ou vos collègues. Ces services, tels que Calendly, Doodle ou Acuity, vous permettent de créer des plages horaires disponibles pour les rendez-vous et de les intégrer facilement à votre site web ou à votre e-mail.
  • Utiliser un calendrier électronique : Vous pouvez également utiliser un calendrier électronique tel que Google Agenda ou Microsoft Outlook pour créer des événements de rendez-vous et les partager avec d’autres personnes. Vous pouvez définir des plages horaires disponibles pour les rendez-vous, ajouter des détails tels que la durée et le lieu de rendez-vous, et inviter des participants à confirmer leur présence.
  • Créer un calendrier personnalisé : Si vous préférez créer un calendrier personnalisé pour vos rendez-vous, vous pouvez utiliser des logiciels tels que Microsoft Excel ou Google Sheets pour créer un calendrier à partir de zéro. Vous pouvez personnaliser le format, ajouter des plages horaires et des dates, et ajouter des rendez-vous à mesure qu’ils se présentent.
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Quelle que soit l’option que vous choisissez, il est important de définir des règles claires pour la prise de rendez-vous, telles que les heures disponibles, les délais de préavis nécessaires et les politiques d’annulation. Cela vous aidera à gérer efficacement votre temps et à éviter les conflits de rendez-vous.

Comment proposer des créneaux de Rendez-vous ?

Pour proposer des créneaux de rendez-vous, voici les étapes à suivre :

  1. Choisissez les plages horaires disponibles : Identifiez les moments où vous êtes disponible pour les rendez-vous. Il est important de tenir compte de vos heures de travail, de vos autres engagements et de votre fuseau horaire.
  2. Créez une liste de propositions de rendez-vous : Créez une liste de plages horaires disponibles en utilisant un calendrier électronique ou un service de planification en ligne. Assurez-vous de fournir suffisamment de temps entre les rendez-vous pour éviter les conflits et les retards.
  3. Proposez les créneaux de rendez-vous : Contactez les personnes avec lesquelles vous souhaitez prendre rendez-vous et proposez-leur plusieurs plages horaires disponibles. Vous pouvez le faire par e-mail, par téléphone ou par messagerie instantanée. Assurez-vous de donner suffisamment d’informations sur les options de rendez-vous proposées, y compris la date, l’heure et la durée du rendez-vous.
  4. Confirmez les rendez-vous : Lorsque les personnes répondent à votre proposition de rendez-vous, assurez-vous de confirmer l’heure et la date du rendez-vous avec elles. Vous pouvez le faire en envoyant un e-mail de confirmation ou en ajoutant le rendez-vous à votre calendrier électronique.

Il est important de tenir compte des fuseaux horaires si vous travaillez avec des personnes dans des régions différentes. Il peut être utile de proposer plusieurs options de rendez-vous pour tenir compte des décalages horaires et des heures de travail différentes.

Il est également important de tenir compte des politiques d’annulation et de reporter les rendez-vous si nécessaire. En proposant des créneaux de rendez-vous flexibles et en communiquant efficacement avec vos contacts, vous pouvez faciliter la planification des rendez-vous et éviter les conflits.

Comment ajouter calendrier dans Google Agenda ?

Voici les étapes pour ajouter un calendrier à Google Agenda :

  1. Accédez à Google Agenda : Connectez-vous à votre compte Google et accédez à Google Agenda.
  2. Accédez aux paramètres : Dans la colonne de gauche, cliquez sur les trois lignes horizontales en haut à gauche de l’écran pour ouvrir le menu principal. Ensuite, cliquez sur « Paramètres » en bas du menu.
  3. Ajoutez un calendrier : Dans l’onglet « Calendriers », cliquez sur le bouton « Ajouter un calendrier ». Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pourrez sélectionner le type de calendrier que vous souhaitez ajouter.
  4. Sélectionnez le type de calendrier : Vous pouvez choisir entre trois options : « Créer un nouveau calendrier », « Ajouter un calendrier par URL » ou « Parcourir les calendriers intéressants ». Si vous choisissez « Créer un nouveau calendrier », vous pouvez personnaliser le nom, la couleur et les paramètres de votre nouveau calendrier.
  5. Ajoutez un calendrier par URL : Si vous choisissez « Ajouter un calendrier par URL », entrez l’URL du calendrier que vous souhaitez ajouter et cliquez sur « Ajouter un calendrier ».
  6. Parcourez les calendriers intéressants : Si vous choisissez « Parcourir les calendriers intéressants », vous pouvez parcourir les calendriers proposés par Google et les ajouter à votre compte en cliquant sur le bouton « S’abonner ».

Une fois que vous avez ajouté un calendrier, vous pouvez l’afficher ou le masquer en cliquant sur la case à cocher à côté de son nom dans la colonne de gauche. Vous pouvez également personnaliser les paramètres de chaque calendrier en cliquant sur son nom dans la colonne de gauche, puis en sélectionnant « Paramètres du calendrier ».

Comment avoir plusieurs agenda Google ?

Il est possible d’avoir plusieurs agendas dans Google Agenda en suivant les étapes suivantes :

  1. Accédez à Google Agenda : Connectez-vous à votre compte Google et accédez à Google Agenda.
  2. Ajoutez un nouveau calendrier : Dans la colonne de gauche, cliquez sur la flèche à côté de « Ajouter un agenda » et sélectionnez « Créer un nouveau calendrier ». Donnez un nom à votre nouveau calendrier et choisissez une couleur pour le différencier des autres calendriers.
  3. Personnalisez les paramètres de votre calendrier : Cliquez sur le nom de votre nouveau calendrier dans la colonne de gauche pour accéder à ses paramètres. Vous pouvez modifier les paramètres de notification, l’accès à votre calendrier, les préférences de fuseau horaire, etc.
  4. Ajoutez des événements à votre nouveau calendrier : Pour ajouter des événements à votre nouveau calendrier, cliquez sur le bouton « Créer » en haut à gauche de l’écran, remplissez les détails de l’événement et sélectionnez le calendrier auquel vous souhaitez ajouter l’événement.
  5. Répétez le processus pour créer d’autres calendriers : Si vous souhaitez créer un autre calendrier, répétez les étapes 2 à 4 pour chaque calendrier que vous souhaitez ajouter.
  6. Affichez les différents calendriers : Pour afficher les différents calendriers, cochez la case à côté de chaque calendrier dans la colonne de gauche. Vous pouvez également masquer ou afficher les événements de chaque calendrier en cliquant sur la flèche à côté de son nom.

Avec plusieurs calendriers, vous pouvez mieux organiser vos événements en les regroupant par catégories ou en les partageant avec différentes personnes. Vous pouvez également utiliser les options de partage pour inviter d’autres personnes à collaborer sur un calendrier spécifique.