Si, dans le cadre de votre activité ou de votre service, vous souhaitez permettre à vos clients de prendre rendez-vous avec vous, jetez un coup d’œil à la fonctionnalité « Programmes de rendez-vous » de Google Calendar.

Différentes des créneaux horaires de Google Calendar, les calendriers de rendez-vous vous permettent de créer et de partager des pages pour la prise de rendez-vous. Vous pouvez prendre rendez-vous en personne, par téléphone ou en utilisant Google Meet. En outre, vous et vos clients recevez des notifications par e-mail sous forme de confirmations et de rappels.

Les calendriers de rendez-vous dans Google Agenda comportent de nombreux paramètres. Voyons donc les bases de cette fonctionnalité pour que vous puissiez commencer à l’utiliser !

Disponibilité des calendriers de rendez-vous

Comme de nombreuses autres fonctionnalités de Google Calendar, les calendriers de rendez-vous sont limités à certains types de comptes et à certaines plateformes. Veuillez vérifier les points suivants si vous souhaitez utiliser les calendriers de rendez-vous.

Les particuliers peuvent utiliser cette fonctionnalité s'ils sont abonnés à Google Workspace Individual.
Les comptes Business Starter n'ont pas accès à cette fonctionnalité.
Les personnes qui disposent d'un compte Google Agenda pour le travail ou l'école peuvent utiliser soit les calendriers de rendez-vous, soit les créneaux horaires de rendez-vous.
Actuellement, vous pouvez uniquement configurer les calendriers de rendez-vous dans Google Agenda sur le Web.

Activer les calendriers de rendez-vous

Si les créneaux horaires s’affichent normalement lors de la création d’un événement dans Google Agenda, vous pouvez activer la fonction Plans de rendez-vous à la place.

Rendez-vous sur Google Agenda et connectez-vous. Cliquez sur l’icône de l’engrenage en haut et choisissez « Paramètres ».

Dans la navigation sur la gauche, choisissez « Programmes de rendez-vous ». Ensuite, cochez la case Créer des calendriers de rendez-vous au lieu de créneaux de rendez-vous.

Activer les calendriers de rendez-vous dans Google Calendar

Vous pouvez décocher cette case à tout moment pour utiliser à nouveau les créneaux de rendez-vous.
Configuration d’une grille de rendez-vous

Vous pouvez maintenant commencer à configurer une grille de rendez-vous de deux manières.

Cliquez sur « Créer » en haut à gauche et choisissez « Calendrier de rendez-vous ».

Programme de rendez-vous pour le bouton Créer

Vous pouvez également cliquer sur une date et une heure dans votre Google Agenda et choisir l’onglet « Calendrier des rendez-vous ». Cochez l’option « Créer un nouveau planning de rendez-vous », ajoutez un titre, puis cliquez sur « Continuer ».

Onglet Calendrier de rendez-vous pour un événement

Vous verrez alors apparaître la barre latérale Planification des rendez-vous à réserver sur la gauche. C’est ici que vous allez configurer chacun des paramètres de vos réservations.

Barre latérale de configuration du calendrier des rendez-vous

Durée du rendez-vous

Les rendez-vous doivent durer au moins 30 minutes. Utilisez la liste déroulante pour choisir la durée de chaque rendez-vous. Utilisez l’option Personnalisée pour une période de temps spécifique.

Délais de durée

Disponibilité générale

Vous disposez d’une flexibilité totale pour votre calendrier de rendez-vous. Vous verrez la liste des jours de la semaine où vous pouvez sélectionner une durée pour chaque jour ou seulement pour des jours spécifiques. Pour ajouter un jour, cliquez sur le signe plus et pour en supprimer un, cliquez sur le cercle barré. Pour gagner du temps, vous pouvez configurer un jour et copier le calendrier sur les autres jours, en utilisant l’icône de copie.

Jours et heures de disponibilité générale

En outre, vous pouvez faire en sorte que votre planning de rendez-vous se répète chaque semaine si vous le souhaitez. Cliquez sur la liste déroulante en haut de la section et choisissez « Répéter chaque semaine ».

Lieu et conférence

Choisissez le lieu de vos rendez-vous. Vous pouvez choisir la vidéoconférence Google Meet, une réunion en personne ou un appel téléphonique. Vous avez également la possibilité de choisir Aucun si vous souhaitez spécifier le lieu plus tard.

Options de lieu pour les rendez-vous

Description

Vous pouvez éventuellement ajouter une description qui apparaîtra sur votre page de réservation et dans les e-mails de confirmation envoyés à vos clients. Vous pouvez inclure une explication de votre service, mentionner l’e-mail de rappel qu’une personne reçoit, ou inclure une note sur votre politique de confidentialité.

Description du programme de rendez-vous

Formulaire de réservation

Le formulaire de réservation pour vos rendez-vous requiert le nom et le prénom de la personne ainsi que son adresse électronique. Si vous souhaitez ajouter un autre champ, comme le numéro de téléphone, développez cette section et cliquez sur « Ajouter un élément ».

Sélectionnez Numéro de téléphone ou Élément personnalisé, rendez éventuellement le champ obligatoire, puis cliquez sur « Ajouter un élément ».

Champs du formulaire de réservation

Rappel par courriel

Une autre fonction que vous voudrez vérifier est celle des rappels par courriel, alors développez cette section. Vous verrez que vous et la personne qui a programmé le rendez-vous recevrez un e-mail de confirmation avec l’invitation à Google Calendar.

Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case pour envoyer un rappel par e-mail à votre client. Cette option est idéale pour leur rappeler le rendez-vous un jour ou une heure à l’avance. Vous pouvez également choisir une période spécifique en sélectionnant « Personnalisé » dans la liste déroulante et en inclure plusieurs en cliquant sur « Ajouter un rappel ».

Paramètres des rappels par courriel

Enregistrez votre planning de rendez-vous

Lorsque vous avez terminé de configurer votre planning, cliquez sur « Enregistrer » en bas de la page. Vous verrez alors une nouvelle fenêtre contextuelle dans laquelle vous pourrez consulter ou copier un lien vers votre page de réservation ou voir vos calendriers de rendez-vous si vous en avez configuré plusieurs.

Programme de rendez-vous sauvegardé

Il s’agit de la même fenêtre que celle que vous verrez si vous sélectionnez l’événement de réservation dans votre calendrier.

Si vous avez une entreprise où les réservations sont essentielles ou une salle de classe où les rendez-vous des élèves seraient utiles, n’oubliez pas de jeter un coup d’œil aux calendriers de rendez-vous dans Google Calendar.