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Comment supprimer les anciens mails sur Outlook ?

Au fil du temps, notre boîte de réception Outlook peut s’encombrer de nombreux anciens e-mails, ce qui rend difficile la gestion et la recherche de messages importants. Supprimer régulièrement les anciens e-mails peut aider à garder votre boîte de réception organisée et à libérer de l’espace de stockage.

Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes pour supprimer les anciens mails sur Outlook, avec des exemples pour vous aider à mieux comprendre le processus.

Organiser et filtrer les anciens e-mails

  1. Ouvrez Outlook : Lancez l’application Outlook sur votre ordinateur ou connectez-vous à votre compte Outlook sur le Web à l’adresse suivante : outlook.live.com/.
  2. Accédez à votre boîte de réception : Sélectionnez l’onglet « Boîte de réception » dans le volet de navigation situé sur le côté gauche de l’écran.
  3. Trier les e-mails par date : Dans la liste des e-mails, cliquez sur l’en-tête de colonne « Date » pour trier les e-mails en fonction de la date à laquelle ils ont été reçus. Cliquez à nouveau sur « Date » pour inverser l’ordre de tri si nécessaire. Cela vous permettra de voir facilement les e-mails les plus anciens en haut ou en bas de la liste.

Supprimer manuellement les anciens e-mails

  1. Sélectionnez les e-mails à supprimer : Maintenez la touche « Ctrl » enfoncée et cliquez sur les e-mails que vous souhaitez supprimer pour les sélectionner. Vous pouvez également sélectionner un groupe d’e-mails en maintenant la touche « Maj » enfoncée et en cliquant sur le premier et le dernier e-mail du groupe.

Exemple : Si vous souhaitez supprimer tous les e-mails reçus il y a plus de six mois, sélectionnez ces e-mails dans la liste.

  1. Supprimez les e-mails sélectionnés : Cliquez sur le bouton « Supprimer » dans le ruban Outlook en haut de l’écran ou appuyez sur la touche « Suppr » de votre clavier. Les e-mails sélectionnés seront déplacés vers le dossier « Éléments supprimés ».
  2. Vider le dossier « Éléments supprimés » : Pour supprimer définitivement les e-mails, accédez au dossier « Éléments supprimés » dans le volet de navigation et cliquez sur le bouton « Vider le dossier » dans le ruban Outlook. Vous pouvez également faire un clic droit sur le dossier « Éléments supprimés » et sélectionner « Vider le dossier » dans le menu contextuel.
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Créer des règles pour supprimer automatiquement les anciens e-mails

  1. Ouvrez la boîte de dialogue « Gestionnaire de règles » : Dans le ruban Outlook, cliquez sur l’onglet « Fichier », puis sur « Gérer les règles et les alertes ».
  2. Créez une nouvelle règle : Cliquez sur le bouton « Nouvelle règle » pour ouvrir l’Assistant Règles et alertes.
  3. Sélectionnez « Appliquer la règle aux messages que je reçois »

Dans la liste des types de règles, choisissez « Appliquer la règle aux messages que je reçois » et cliquez sur « Suivant ».

  1. Définissez les conditions pour les anciens e-mails : Dans la fenêtre « Sélectionner les conditions », cochez l’option « reçu dans un délai spécifique » puis cliquez sur le lien « délai spécifique » dans le cadre inférieur. Une boîte de dialogue s’ouvrira pour vous permettre de spécifier la plage de dates souhaitée. Par exemple, vous pouvez définir la plage pour inclure les e-mails reçus il y a plus de six mois. Cliquez sur « Suivant » une fois que vous avez défini la plage de dates.
  2. Choisissez l’action « supprimer » : Dans la fenêtre « Sélectionner les actions », cochez l’option « supprimer » pour supprimer automatiquement les e-mails qui correspondent à la condition définie. Cliquez sur « Suivant ».
  3. Ajoutez des exceptions si nécessaire : Si vous souhaitez exclure certains e-mails de la suppression automatique, vous pouvez définir des exceptions dans la fenêtre « Sélectionner les exceptions ». Par exemple, vous pouvez exclure les e-mails marqués comme importants ou provenant de contacts spécifiques. Cochez les options appropriées et cliquez sur « Suivant ».
  4. Nommez et finalisez la règle : Dans la dernière fenêtre de l’Assistant Règles et alertes, donnez un nom à votre règle et vérifiez que l’option « Activer cette règle » est cochée. Cliquez sur « Terminer » pour enregistrer la règle.
  5. Appliquez la règle aux e-mails existants : Si vous souhaitez appliquer la règle aux e-mails existants dans votre boîte de réception, sélectionnez la règle dans la liste du Gestionnaire de règles et cliquez sur « Exécuter les règles maintenant ». Cochez la case correspondant à la règle que vous venez de créer et assurez-vous que la boîte de réception est sélectionnée comme dossier à traiter. Cliquez sur « Exécuter maintenant » pour appliquer la règle aux e-mails existants.
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Planifier l’archivage automatique des anciens e-mails

Une autre option pour gérer les anciens e-mails est d’utiliser la fonction d’archivage automatique d’Outlook. L’archivage automatique déplace les anciens e-mails vers un fichier de données Outlook distinct, ce qui permet de réduire l’encombrement de la boîte de réception et de libérer de l’espace de stockage.

  1. Activez l’archivage automatique : Cliquez sur l’onglet « Fichier » dans le ruban Outlook, puis sur « Options ». Dans la boîte de dialogue « Options Outlook », sélectionnez « Options avancées » et faites défiler vers le bas jusqu’à la section « Archivage automatique ». Cochez l’option « Archiver ou supprimer les anciens éléments » pour activer l’archivage automatique.
  2. Configurez l’archivage automatique : Cliquez sur le bouton « Paramètres d’archivage automatique » pour ouvrir la boîte de dialogue « Paramètres d’archivage automatique ». Définissiez les paramètres d’archivage, tels que la fréquence d’exécution de l’archivage automatique et l’âge des éléments à archiver. Par exemple, vous pouvez choisir d’archiver les e-mails qui ont plus de six mois. Vous pouvez également définir un emplacement personnalisé pour le fichier d’archive.
  3. Appliquez les paramètres d’archivage aux dossiers : Dans la boîte de dialogue « Paramètres d’archivage automatique », sélectionnez les dossiers auxquels vous souhaitez appliquer les paramètres d’archivage. Par défaut, les paramètres s’appliquent à tous les dossiers, mais vous pouvez choisir d’inclure ou d’exclure certains dossiers en fonction de vos besoins.
  4. Lancez l’archivage automatique : Cliquez sur « OK » pour fermer la boîte de dialogue « Paramètres d’archivage automatique » et enregistrer vos modifications. L’archivage automatique sera exécuté selon la fréquence définie, et les anciens e-mails seront déplacés vers le fichier d’archive.

Conclusion

La suppression des anciens e-mails dans Outlook peut aider à garder votre boîte de réception organisée et à libérer de l’espace de stockage. Vous pouvez supprimer manuellement les anciens e-mails, créer des règles pour les supprimer automatiquement ou utiliser la fonction d’archivage automatique pour déplacer les anciens e-mails vers un fichier séparé.

En suivant ces étapes et en adaptant les méthodes à vos besoins spécifiques, vous pourrez gérer efficacement les anciens e-mails et maintenir une boîte de réception propre et organisée.