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Vous arrive-t-il de vous sentir dépassé par le nombre de vos tâches quotidiennes ? Le problème n’est peut-être pas le nombre de tâches que vous avez, mais la façon dont vous les gérez. Si vous êtes à la recherche d’une nouvelle technique de gestion du temps, essayez le blocage du temps.

Il est vrai que, parfois, il n’y a pas assez d’heures dans une journée pour tout faire, et il est possible que, quoi qu’il arrive, vous ayez simplement trop de choses à faire. Mais si vous pensez que vos tâches peuvent être gérées et que vous avez simplement besoin d’un moyen solide de le faire, le blocage du temps est peut-être fait pour vous.

Table des matières

Qu’est-ce que le blocage du temps ?

Le blocage du temps, également appelé blocage du calendrier, est une méthode de gestion du temps. Vous désignez sur votre calendrier une période pour chaque tâche de votre liste, y compris les pauses. Pendant ce laps de temps, vous travaillez sur cette tâche et uniquement sur cette tâche, en éliminant les distractions.

Vous pouvez fixer un bloc de 15 minutes ou de plusieurs heures. Essayez d’estimer le temps qu’il vous faudra pour accomplir la tâche lorsque vous le mettez en place.

Blocage du temps dans le calendrier Outlook

Lorsque le temps est écoulé, vous arrêtez de travailler sur la tâche et passez à la suivante dans le calendrier.

À la fin de la journée, faites l’inventaire des tâches que vous avez terminées et de celles que vous n’avez pas terminées. Ensuite, créez ou ajustez les blocs de votre calendrier du lendemain pour les tâches non terminées.

Avantages du blocage du temps

Cela peut sembler être une façon rigoureuse de gérer vos tâches. Cependant, le blocage du temps présente des avantages dont vous devriez tenir compte.

Vous n’avez pas à prendre de décisions quotidiennes sur les tâches à accomplir. En bloquant votre agenda pour des tâches spécifiques, vous avez déjà une longueur d’avance pour la journée. Envisagez de mettre en place votre blocage de temps pour chaque jour au début de la semaine de travail pour gagner du temps.
Le blocage du temps favorise la concentration et la productivité. Lorsque vous vous limitez à la tâche à accomplir, vous pouvez vous y plonger avec la concentration qu’elle mérite. Plutôt que de vous éparpiller sur plusieurs tâches à la fois, vous pouvez vous concentrer sur une seule à la fois.
Vous pouvez consacrer le temps nécessaire en fonction de l’importance des tâches. Des tâches telles que répondre à des appels téléphoniques et consulter votre boîte de réception sont nécessaires, mais probablement pas aussi importantes que la création d’un rapport de direction ou la programmation d’un nouveau projet. Avec le blocage du temps, vous pouvez réserver un minimum de temps pour les tâches de bas niveau et davantage pour celles qui sont très importantes.
Vous pouvez voir où votre temps est dépensé. Souvent, nous sommes tirés dans différentes directions et, à la fin de la journée, nous nous demandons où sont passées les heures. En fixant des limites à la durée de vos tâches et en les affichant sur votre calendrier, vous saurez toujours où vous avez passé votre temps.

Variations du blocage du temps

Nous ne travaillons pas tous de la même manière, ne gérons pas des responsabilités identiques et n’avons pas tous la même flexibilité. Il existe des variantes du blocage du temps qui vous conviennent peut-être mieux. Bien que le concept soit similaire, elles vous permettent de vous adapter au type de travail que vous effectuez.

Regroupement des tâches

Tout comme vous utilisez les blocs de temps de votre agenda pour les tâches, vous pouvez regrouper des tâches connexes dans un bloc grâce au regroupement des tâches.

Regroupement des tâches dans Google Agenda

Par exemple, vous pouvez passer 10 minutes à consulter votre boîte de réception, 20 minutes à rédiger des e-mails et 15 minutes à y répondre. Plutôt que de créer un bloc pour chacune de ces tâches, vous pouvez les regrouper dans votre agenda avec un titre comme Emails pendant 45 minutes ou une heure.

Le time boxing

Le time boxing est en quelque sorte l’opposé du regroupement des tâches. Vous divisez les tâches en portions, en sous-tâches, et vous fixez des limites au temps que vous allez consacrer à chacune.

Par exemple, au lieu de bloquer trois heures pour écrire un article, décomposez-le. Bloquez une heure pour écrire 1 000 mots, une autre heure pour créer des captures d’écran et une dernière heure pour éditer l’article.

Blocage du temps dans Google Agenda

En fixant des limites pour chaque sous-tâche, non seulement vous vous concentrerez mieux sur cette partie spécifique, mais vous travaillerez plus efficacement pour accomplir cette tâche dans le temps imparti.

Thématisation de la journée

Une autre variante du blocage du temps, idéale si vous avez différents domaines de responsabilité, est la thématisation des journées. Avec cette approche, vous désignez certains jours de la semaine de travail pour des tâches ou des responsabilités spécifiques.

Thématique du jour dans Google Agenda

Par exemple, supposons que vous soyez chef de projet. Vous pouvez consacrer le lundi au projet A, le mardi au projet B, et ainsi de suite. Si vos responsabilités sont très étendues, vous pouvez consacrer le lundi au marketing, le mardi aux finances et le mercredi aux opérations.

Une fois que vous avez choisi le thème de chaque jour, vous pouvez ensuite utiliser le blocage du temps ou des tâches pour bloquer votre calendrier pour toutes les tâches liées à chaque thème pour chaque jour, si vous le souhaitez.

Tirez parti des fonctionnalités de votre calendrier

Que votre calendrier numérique soit Outlook Calendar, Google Calendar ou l’application Calendrier d’Apple, tirez le meilleur parti des fonctionnalités de l’application pour vous aider à configurer et à utiliser le blocage du temps.

Créez des alertes ou des rappels

La plupart des applications de calendrier proposent des rappels utiles pour les événements. En utilisant ces rappels, vous saurez quand il est temps, ou même presque, de passer à la tâche suivante.

Alerte du calendrier Apple sur Mac

Par exemple, si vous utilisez Apple Calendar, vous pouvez configurer deux alertes. Utilisez la première quelques minutes avant le début d’une tâche. Cela vous laisse le temps de commencer à terminer la tâche en cours. Ensuite, définissez une deuxième alerte pour l’heure de l’événement. Ainsi, vous saurez quand vous devez commencer la tâche suivante.

Sélectionnez le bloc de temps (événement) et utilisez la liste déroulante Alerte pour choisir la première heure de rappel. Cliquez sur le signe plus à droite et choisissez Au moment de l’événement pour définir le deuxième rappel.

Alertes pour un événement du calendrier Apple

Basculer entre la vue Semaine et la vue Jour

Pour configurer le blocage du temps, vous pouvez utiliser la vue Semaine. Puis, lorsqu’il est temps de vous concentrer sur la journée en cours, et uniquement sur cette journée, passez à la vue Jour.

Si vous utilisez Google Agenda, vous pouvez changer de vue facilement. En haut de l’écran principal du calendrier, sélectionnez la case déroulante et choisissez « Semaine » pour configurer vos blocs de temps. Si vous utilisez une vue personnalisée, telle que 5 jours, vous pouvez la choisir à la place.

Configurer le blocage du temps en vue 5 jours dans Google Agenda

Ensuite, lorsque vous consultez votre agenda pour un jour donné, utilisez la liste déroulante pour sélectionner « Jour ». Vous verrez alors clairement vos blocages de temps pour aujourd’hui.

Vue journalière dans Google Agenda

Attachez des catégories ou des étiquettes de couleur

Pour faciliter la distinction de vos blocs horaires, vous pouvez joindre des catégories, des étiquettes ou des labels de couleur.

Blocage du temps dans l’agenda Outlook

Dans le calendrier Outlook, accédez à l’onglet Rendez-vous, ouvrez la liste déroulante Catégorisation et sélectionnez « Toutes les catégories ». Vous pouvez ensuite personnaliser les catégories que vous voyez, en ajouter de nouvelles et modifier leur nom. Par exemple, vous pouvez créer des catégories pour les courriels, les rapports et les appels téléphoniques, toutes avec des couleurs différentes.

Fenêtre de configuration des catégories dans le calendrier Outlook

Pour attacher une catégorie au bloc horaire, revenez à l’onglet Rendez-vous et choisissez-en une dans la liste déroulante Catégorisation.

Liste déroulante Catégorisation dans Outlook

Le blocage du temps ne convient pas à tout le monde, mais si vous ne l’avez jamais essayé et que vous avez besoin d’un peu d’aide pour accomplir vos tâches, essayez-le. Et n’oubliez pas que si la version principale de la technique ne fonctionne pas bien, vous pouvez essayer l’une des variantes.