Zoom est le leader de l’hébergement de réunions à distance. Les réunions à distance permettent aux personnes de communiquer entre elles sans avoir à se rencontrer physiquement pour discuter de différents sujets.
Les entreprises sont passées aux réunions à distance et Zoom est un outil formidable.
Une invitation à une réunion Zoom est partagée avec les invités lorsque quelqu’un en organise une. Ils peuvent se joindre à la réunion immédiatement ou à une date ultérieure.
Comment envoyer une invitation Zoom
Zoom permet à quiconque de programmer une réunion et de partager le lien d’invitation avec ses invités cibles. Pour que vos invitations soient efficaces, vous devez inclure des informations descriptives lorsque vous programmez la réunion.
Ainsi, les invités sauront exactement quel est le sujet de la réunion, s’ils doivent s’y rendre et comment s’y préparer.
Lors de la création d’une invitation Zoom, quatre aspects essentiels sont à prendre en compte.
Ligne d’objet
Quelle est votre première ligne d’accroche pour un e-mail d’invitation ?
C’est similaire à l’ajout de la ligne d’objet d’un e-mail. La ligne d’objet doit être accrocheuse et descriptive pour convaincre l’invité de lire l’intégralité de l’invitation.
S’il s’agit d’une réunion d’urgence, par exemple, vous indiquerez le nom de la réunion et l’objet.
Date et heure
Il est important de mentionner la date de la réunion Zoom.
Lorsque vous mentionnez la date, l’heure et le lieu, veillez à mentionner le fuseau horaire et la durée de votre réunion.
Mentionnez que la réunion aura lieu via Zoom. Partagez le lien pour se joindre et les informations d’identification avec les invités.
Agenda
Quel est l’objectif de la réunion ?
Les réunions Zoom sont un sujet de suspicion pour la plupart des gens. Si vous ne leur expliquez pas clairement l’objectif de la réunion Zoom, ils n’y participeront pas.
L’invitation Zoom doit présenter l’ordre du jour de la réunion. Ainsi, tous ceux qui reçoivent une invitation sauront qu’ils doivent participer à l’événement.
RSVP
Il est utile de savoir combien de personnes assisteront à la réunion.
Pour conclure, demandons aux gens de confirmer leur présence.
Il est judicieux de créer un lien RSVP afin que les invités puissent ajouter leurs coordonnées pour confirmer leur présence.
Comment répondre à une invitation Zoom
Disons que vous avez été invité à une réunion Zoom. Il est important de savoir comment répondre au mieux.
Bien que cela semble simple, vous devez tenir compte de certains détails avant de répondre.
Tout d’abord, assurez-vous d’avoir lu l’e-mail d’invitation. Assurez-vous de vérifier l’heure et la date de la réunion.
Cliquez sur le lien pour rejoindre une réunion urgente. Ensuite, utilisez le nom d’utilisateur et le code d’accès fournis pour rejoindre la réunion.
Si la réunion a lieu après la date à laquelle vous êtes disponible, veillez à noter l’heure et la date dans votre calendrier. Veillez à ce qu’elle corresponde à votre fuseau horaire. Vous pouvez toujours configurer un rappel pour ne pas oublier la réunion.
Cliquez sur le lien RSVP pour confirmer votre présence et ajouter vos coordonnées. Envoyez également un courriel de remerciement pour votre participation et d’autres réponses de confirmation.
L’expéditeur saura ainsi que vous avez reçu l’invitation et que vous y avez répondu.
Conclusion
Les invitations aux réunions Zoom sont importantes pour informer les invités d’une réunion et leur donner des informations.
Nous avons discuté de la meilleure façon d’envoyer une invitation à une réunion Zoom et de la manière d’y répondre.